北京 2010-11-26(中国商业电讯)－－浅析勤哲Excel服务器在报表方面助力企业信息化

电力企业具有资金密集、技术密集、产品即产即销的特殊企业特点，信息化是管理好这种特殊性质企业的必要手段。但是面对日趋激烈的市场环境，电力企业不仅仅要提高自己内部的管理水平，加强计划、经营、生产、财务等环节管理，更应该以经济分析和成本管理为目标，在对大量生产、经营、交易的信息资源进行有效组织和控制。

通过多年的建设发展，电力企业在信息化方面已经投入了不少的资金，引进了先进的计算机网络设备，配备了大型的数据库系统，现在面临的问题是，如何用这些硬件配合相适用的软件管理平台并经过共享、集成、开发和再创造，从而形成满足企业需要的信息产品，为企业提高管理水平、降低生产成本提供支持，最终的目标是从位于辅助地位的信息化管理向提升企业经济效益转变。

千里之行 始于足下：作为一种经归纳、整理和统计的内容信息，报表系统一直都是企业和事业单位财务、人力资源管理、销售管理、技术指标管理以及内部控制的重要工具。报表对于企业的重要性是不言而喻的，会计报表是会计核算的最终成果，是对公司经营过程中所发生的各项经济业务的总结性文案，是企业经营者了解经营情况、实施经营管理和进行经营决策必不可少的经济信息之一，是企业的债权人和股东迫切需要了解的信息，是财政、税务、银行和审计部门对企业进行检查和监督的资料来源；销售报表是公司了解销售状况，制定区域政策、绩效等等的依据；生产报表是公司了解生产进度的凭证。利用报表系统完成大量的数据处理是我国政府机关、企事业单位必须面对的一项基本工作，从这个意义上说，报表系统可以说是企业的重要事务之一。

其实，报表自古有之，计算机尚未问世前，大家都是用账本来记账汇总，先是用算盘算，到后来用计算器，计算机问世后，特别是表格和字处理软件出现后，企事业单位开始用这些软件来处理数据。比较典型的是刚开始用WPS字处理软件画表，后来出现了报表制作软件。早期的报表制作软件基本是从国外引进的，包括国内的报表制作软件也是和国外产品使用同样的规范，这些报表软件通过控件拖拽方式绘制报表，因为国外的报表格式相对简单，没有太多的格线，所以这种早期的拖拽报表软件是符合国外的办公习惯的，但是国内制作报表的习惯是有很多层次，要使用很多的格线，这种拖拽式的报表软件是一个一般性的图元编辑器模型，半点也没有体现出表格的规律性，要做出国人接受的格式表格很困难，这种传统的分组报表的模式，无法解决表样和大作业量的数据处理。后来出现了类Excel界面的报表软件工具，由于是模仿Excel，所以在格式上处理掉了表样问题，但这些报表软件工具基本上只能处理单数据源的汇总，在处理多数据源，也就是从多张表上面提取数据汇总处理数据上根本没什么改进，特别是报表修改，增加行列和跨行组运算的时候更是非常复杂，对于企事业单位的用户来说还是没用。

鉴于以上原因，现在绝大多数的企业都是用Excel来处理企业的各种报表，首先能解决格式问题，再怎样复杂的表样也可以做到，但是因为Excel软件单元格的数据是没有数据定义的，不能放到数据库中处理，而对于报表汇总来说，基本上是要用到几张表或者十几张甚至更多的表格数据源，一般来说，企业用户都是这样处理的，先弄好要汇总的基础数据，然后设置好Excel功能模板，再就是把基础表里的数据手工录入到做好的Excel表单中进行汇总，到最好打印好交付领导审阅，这样的模式倒是要比操作不方便的报表软件要好的多。

用以上的方式来统计数据做报表非常普遍，也极大的提高了效率，但是操作量和出错率也是比较高的，因为手工操作总是有误差的。其实现在是可以用别的方式来处理掉这些问题的，通过构建自己的报表系统来解决问题，华润电力适时发现了勤哲Excel服务器这个管理平台，也正是用勤哲Excel服务器来攻克这一问题的。华润电力控股有限公司成立于2001年，是华润（集团）有限公司）的旗舰附属公司，从事电力投资、建设、经营与管理。截止2009年8月，运营权益装机容量达15,755兆瓦，其中40%位于华东地区，21%位于华中地区，20%位于华南地区，10%位于中国东北地区，9%位于华北地区。

作为大型电力公司且地域分布十分广泛，每个月都有大量的技术经济指标需要统计，发电量、售电量、外购电量、平均利用小时数等；设备运行状况，电力生产事故等指标；包括财务上的资产负债表、现金流量表、利润表；这些报表对于领导层决策是尤为重要的。在没有使用勤哲Excel服务器之前，公司是运用Excel来统计这些数据的，由总部制定好Excel表格的格式，通过网络发送到各个分公司，然后分公司把月度报表传到总部，总部再根据自己制作的Excel表单手工录入各个分公司上传的基础表中的数据，任务繁杂、单调和劳累，而且操作时间越长越容易出差错。而且可能临时会修改Excel的表单样式，临时发送通知，容易出错。这对于流程也没有做到足够的规范，人为的因素比较大。

华润电力早在2006年就开始使用勤哲Excel服务器来构建自己的报表系统，它的高级企业版已具备了网上远程填报功能，在企业内运用勤哲Excel服务器后，各分厂可以直接在系统中填报月度报表数据，这是通过Excel服务器的模板功能实现的。企业员工构建好模板——其实就是Excel表单，企业员工非常熟悉，客户端用户只要使用自己的权限在模板上输入数据就可以了。在生成报表方面，用勤哲Excel服务器构建的报表系统则显得游刃有余了，因为勤哲Excel服务器对Excel单元格的数据进行了定义，从而可以将Excel的数据存储到数据库中，汇总时只要在数据库中提取相应的数据就行了，而对于用户来说，他只要用勤哲Excel服务器的表间公式功能就能够在其它的Excel表格中提取数据进行汇总，比如在华润电力的‘火电月度报表’模板中，各分厂只要填入‘本月累计发电量’，总部的设计者只要通过表间公式就能够将各分厂的这一数据提取出来进行汇总，就无需在重新录入基础Excel表单中的数据，而且一旦格式要求改变，只需要更改一下模板就可以了。各种复杂样式的报表在这一系统中都可以实现，使用勤哲Excel服务器后，企业最终实现了从管理要效益的模式转变。