北京 2011-03-21(中国商业电讯)－－随着不断严峻的就业竞争局面和在职人员提高职业技能要求的加剧，教育培训类的公司如雨后春笋一样遍地开花。过去几年中，随着大量资金的涌入，教育培训行业发展极为迅速，细分市场及培训方式呈多样化发展。如今，行业内并购整合不断加剧，教育培训类公司的市场竞争也愈加白热化，如何用信息化手段提升教育培训类公司的管理水平以便使公司立于不败之地已成当务之急。

山东星火书业有限公司就是一家在此行业内的知名公司，它由星火式记忆法创始人、著名词汇记忆专家马德高先生于1997年创办成立。公司精于英语图书的策划、研发，专于英语图书的编辑、出版，是国内知名的大型英语图书事业发展集团。公司产品以星火式记忆法为内核，立足词汇，辐射其他，形成了覆盖大学英语、考研英语、英语专业、出国考试、中学英语多领域的，以词汇为主打，以阅读、听力、口语、写作、试卷为补充，保持了持续的创新能力和健康的发展势头。公司产品销售网络延伸到全国31省市，基本覆盖全国各地高校和各地零售书店。并积极与北京大学、清华大学、中国人民大学、山东大学等知名高校通力合作，整合智力、共研精品，与《中国图书商报》、《英语沙龙》、《中国大学生》等媒体结成战略伙伴，共铸品牌，与著名英语教学辅导专家联合，共同打造远程英语教学平台。

星火公司的信息化历程起步较早， 2002年就开始建设计算机网络，硬件条件相当优越，但公司内部办公管理均还停留在手工阶段。比如像餐费报销这样的小事，在没有使用系统之前，办公室工作人员每天要守在电话前一个多小时专门等着每个部门的同事报餐费，然后办公人员再汇总，再有考勤，在没有使用系统之前都是纸质单字，一个月下来几百张纸，然后由考勤员一张一张的录入到电脑中，这样办公容易出错，比方说突然找不到单子，考勤就无法正确统计。众所周之，后勤和行政工作在公司的业务中是最为烦琐的，每天有着大量的琐碎小事，如办公设备的报修和修改了、借用办公设备 、会议室申请、出车申请、午餐报餐，考勤管理、出差申请、住宿申请等等众多的零碎小事，事情虽然不起眼但是处理不好又容易引起员工之间或是员工和管理层之间的矛盾。随着星火公司的业务发展，这些问题就更需要解决。

公司需要一个投资少、可实现个性化管理、操作较容易、界面较亲和的信息化系统，来满足公司内部降低工作成本、减少重复劳动、严格规范流程等要求。考虑到处理这样的行政后勤工作要有自己公司的运作习惯，所以最好是公司自己的工作人员设计系统。

最初公司准备成立信息部门自行开发信息管理系统，但因困难太大而搁浅，后来我们了解到了勤哲公司的勤哲Excel服务器软件，据说它可以通过业务人员自己设计模板，通过将Excel表格的数据传送到服务器中而使表格之间的数据可以互联引用。我们的判断是，首先，用这一平台在技术上没有太大的障碍，因为不需要业务人员有着过多的技术操作，不用编码，只是设计一些模板，在Excel服务器的客户端界面，也就是Excel中做一些表单出来，只要具备了Excel操作的简单基础就可以了，即使没有Excel的使用经验，也是可以很快的学会的，而且这是相对于设计人员来说的，对于使用人员来说就更为容易，只是填报一些数据就可以了，例如，用勤哲Excel服务器所做的报餐系统中，工作人员只要在自己的工作台中填报上自己的用餐需要就可以了，而负责订餐的人员只要利用自己的权限进行汇总就可以了，这样操作不会出现错误。对于这些使用者来说，他们只需要填入一些数据就可以了，即使是这个报餐系统的设计者，也只是需要设计几个表单和设置好权限，以此而论，技术不是问题。其次，系统要符合公司的业务需求，例如后勤变动很大，而且可能是月月变，天天变，如果用已经定制设计开发好的系统，暂且不说能不能满足现在的需求，起码是面对着这日新月异的需求变化是没有办法的，所以公司选择了勤哲Excel服务器，自己的人员设计，即使是需求天天变也没有什么关系，只是调用一下表单，改一改就可以了。用勤哲Excel服务器设计的行政后勤系统后，基本上脱离了手工办公，不会再出现什么找不到单子之类的事情，也减少了失误，员工的关系日见融洽，管理层和员工之间的沟通效率也有很大的提高。

公司先用勤哲Excel服务器最先设计的是行政管理系统，后来又做了预算系统，同时扩充到产品流程监管系统，每个公司都会有大大小小的年度月度预算，以前做预算，都是各个部门用纸写，然后交到上面，处理预算的部门要短时间内处理掉一大堆的纸质文件，效率自然会有所降低的，现在公司年预算系统都由勤哲Excel服务器承担，包括采购预算、费用预算、固定资产预算、人力资源预算、利润预算、管理及业务目标计划、产品计划等，各个部门只需在自己的工作台上填报，然后只要看看是否有批示，通过与否，是否要在进行修改就可以了。在产品系统中一个比较重要的是产品流程监管系统，由一个产品线上的各个部分按日期，环节填写，然后由监管部门汇总，监看一个产品进行到什么环节，什么时间完成等等。

使用勤哲Excel服务器后，公司降低了工作成本，提高了工作效率，规范了工作流程。预算系统结束了以前预算手工操作的原始状态，使公司在信息化进程上迈进了一步。行政后勤系统的建立则很好的辅助解决了很多琐碎但又影响比较大的小事情。该软件系统投资少，建立及维护系统难度小，可根据公司业务进行很多个性化设计，使用简单，大多数员工都已熟悉了Excel界面，当然也可以选择亲和力更强的Web界面，只需对员工进行简单的培训即可投入使用。