进入哥伦比亚大学牙科学院(CDM)时，学生需要购买自己的牙科器械在学校的诊所供患者使用。同时，他们还需要负责确保这些工具不丢失。牙科器械包括反射镜，探头和探针，每个器械的长度都约为6英寸，圆柱形，大多数是钢材质制成。跟踪这些物品对学生和诊所来说来说都是一个很困难的任务。丢失的工具必须进行替换，这对于诊所和学生来说都是笔大花销。
因此，CDM采用了一个RFID系统，用于在临床使用，灭菌及存储过程中跟踪每个器械及其包装。该技术是由牙科器械商LM-Dental提供的，2015年7月投入使用。大多数LM-Dental的器械都预先附着了高温高压消毒版本的Xerafy RFID标签，且拥有钢芯及有机硅外壳。CDM的工作人员也会在非LM-Dental提供的器械附着Xerafy标签。目前，CDM共附着了10000个器械并预计明年年底将在所有的20000个物品上进行附着。
(当装有牙科器械的盒子放置在LM-Dental读取器附近时，该设备会读取到每个工具附着的Xerafy标签，然后系统会确认所有物品是否都在盒子上。)
CDM的首席信息官以及口腔健康信息学助理教授Steven Erde称，RFID系统是记录每个工具使用，灭菌消毒以及满足合规性的好方法，这也是CDM使用RFID系统的主要驱动力。然而，拥有数百名学生的学校的牙科器械管理也远比小型牙科诊所复杂。
对于容纳150个患者的诊所以及牙科学生(每年大约有80个新学生入学)来说，困难不仅在于器械在于学生手上的时候，诊所自己的工作人员使用高压釜灭菌时的跟踪也是大挑战。部署该RFID系统前，每个学生不得不购买一套大型的仪器以应对装入包装盒中遇到的所有潜在状况。这些包装盒使用塑料及不锈钢混合制成，尺寸从14英寸*6英寸*1英寸到6英寸*2英寸*2英寸不等。学生们在中央存储区域将这些牙医器械装入盒子内，然后送到诊所灭菌杀毒直到需要时取出。清洗消毒时，诊所员工无需检查每个盒子器械是否完整。而是由员工目视确认这些信息。
该方案中，每个器械都附着了一个RFID标签并绑定了LM-Dental提供的牙科跟踪系统中的资产数据。通过使用RFID系统，CDM免除了学生的人工动作。相反，器械盒由CDM检查，灭菌消毒并进行存储。
在这一过程中，CDM在几个关键位置(器械检查点，器械消毒前，器械消毒之后)安装了LM-Dental的桌面RFID读取器。未来，存储区域还将安装读取器，帮助员工跟踪未在使用中的器械。
公司系统销售经理Stephen van Heerden称，LM-Dental选择了高温高压消毒版本的Xerafy Dot XS及Dash XS RFID标签，这是因为其他制造商无法提供公司需求的如此小体积的标签。此外，Xerafy销售及营销经理Moses Chang,表示，除了这款标签，目前市面上尚无类似经过验证及大规模使用的标签。他说：“从技术角度上看，最大的挑战在于创造一个不影响使用的足够小的标签，同时还能提供客户需要的性能。Xerafy的高压灭菌系列标签可以完美的解决这些问题。”
Erde称，该RFID方案从某种程度上是CDM催生的。CDM精通技术并希望找到一种技术方法方便工具的跟踪。
CDM找到了LM-Dental，一起开发RFID方案来管理牙科器械。经过9个月的测试后，去年夏天CDM的系统开始投入使用。
当学生需要工具 时，他们需要器械检查区域提交要求并在HID RFID读取器读取ID卡，接着ID卡的ID号码便会发送到LM-Dental软件上进行验证。员工在检查窗口寻找特定学生的器械盒时，只需读取ID卡便可找到工具位置。
使用结束后，学生会归还装有待消毒灭菌的器械。消毒过程结束前，工作人员会将其放置在高压釜出入口进行读取。系统会根据这些数据判断器械有无丢失。如有丢失，CDM可以联系改学生确认能否找到。
消毒后，这些工具和器械盒会在高压釜出口再次读取。同时系统会更新这些器械的状态。
诊所每日消毒200到300个器械并大概会发现十来个问题。RFID系统使用后，问题的数量有所下降。
此外，诊所还用该系统自动记录工具检查时间，归还时间及消毒时间。这些数据也帮助诊所更好的管理器械。
下一步，CDM欲将该系统用于三个存储区域的跟踪。每个位置的员工都会使用RFID读取器读取标签ID。此外，CDM正设计一个50个牙医椅位的大型诊所，RFID系统也同样将在此使用。
Erde称：“我们正跟踪器械的使用率。“他说，软件会根据标签离读取器的距离判断学生拿起工具，从而判断该器械正在使用。通过判断器械的的使用频率，CDM可以更好了解哪些器械更有用，而哪些是不需要的。Erde称：“通过这些数据，我们还可以知晓什么器械利用模式更有效。”
Erde还说，该诊所还希望通过RFID腕带及读取器跟踪病人，以更好了解病人的治疗时间。
此外，未来该软件还将和CDM自己的软件进行集成。
此外，该项目的第三阶段或将使用RFID器械柜，以自动实时监控器械状态。
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