虽然大多数公司不需要跟踪每一张纸，但是文件跟踪是日益普遍的RFID应用，因为它是提高记录保存效率的好方法。核心概念足够简单：在每个文件上使用RFID纸张标签，显着减少查找文件所需的时间，增加这些文件的安全性。

　　RFID文件跟踪系统需要与其他RFID系统相同的基本类型组件： RFID标签、RFID读写器、RFID天线、和相关RFID软件。

　　手持式RFID读写器系统

　　该策略利用手持式RFID读写器，当使用者接近所需的文件时，手持式RFID读写器将提醒用户。无论何时需要特定的文档，手持式RFID读写器可用于搜索文件柜或办公室，以确定与特定文件相关联的UHF RFID标签的存在。与大多数UHF标签这对于文件跟踪工作很好，读取范围为0.2-5米是没有问题的。手持读取器系统非常适合不需要自动跟踪文件移动的应用。

　　这是系统的一般大纲：

　　? 手持式RFID读写器：手持式RFID读写器将RFID读写器和RFID天线结合在一起，并将人机界面简化为一个小型人体工程学包装。无论何时系统用户需要特定的文件，使用者都会用手持式RFID读写器，并开始搜索文件柜和办公室。最大的问题是使用者是否会在室外使用。如果在室外使用根据阅读器使用的环境，更坚固可淋雨的阅读器会是理想选择。此外，手持读取器是圆形或线性极化。由于难以在每个文件上控制RFID标签的方向，所以安装有圆形极化RFID天线的手持式读写器通常是文件跟踪系统的最佳选择。

　　? RFID标签：这些RFID标签可以具有允许打印的纸张面，这意味着可以打印条形码或简单文件名，或者RFID标签的唯一ID。每次创建新文件时，都应该标有RFID标签。测试是选择最佳标签的重要组成部分。标签样本包是选择部署标签之前尝试多个硬件选项的好方法。

　　? 软件：软件是任何RFID系统的重要组成部分，软件的复杂性取决于应用所需的逻辑的复杂性。对于仅用于定位文件的系统，软件不需要非常复杂。

　　固定式RFID读写器系统

　　一般来说，进入更复杂的固定RFID读取器系统的硬件可以包括或可以不包括手持读取器。手持式读取器最大的优点就在于它们的计数器的功能，可以在用户靠近某个特定文件时提醒用户。另一方面，固定阅读器不能移动。当RFID标签通过时，他们会在读取点不断监控它们。与手持读取器不同，它们不适合查找文件。相反，他们最适合监控文件在重要位置的移动。

　　虽然手持式读取器具有自己的天线，但是固定式读取器具有通过RFID同轴电缆将RFID 天线连接到的端口。这意味着每个读取点必须配备固定式RFID读写器和至少一个RFID天线才能读取标签。

　　一般来说，固定式阅读器系统提供了将复杂软件解决方案提供具体实施的可能性。例如，当文件通过门时，可以设计具有双天线(门的里外侧各布置一个)的固定式读写器读取点，，通过不同的天线读取时间来确定文件进和出。

　　固定式RFID读写系统必须包括：

　　? 固定式RFID读写器：这些读写器通常需要使用以太网电缆和电源连接。它们具有不同数量的端口，固定式RFID读写器通过该端口连接到天线。与手持式RFID读写器类似，固定式RFID读写器放置的环境是确定是否应使用耐候型读写器的重要因素。

　　? RFID天线：天线与手持式读卡器集成在一起，固定式读卡器可以灵活地将不同类型的天线连接到读卡器。这意味着固定阅读器系统可以支持各种读取范围、IP等级、和极化类型。测试是选择正确天线的重要组成部分，因为每个应用设置都有独特的限制和挑战。

　　? RFID标签：在手持读写系统和固定式读写系统中将使用的标签类型没有很大差异。这两种标签类型都应该是具有背胶的纸质标签，用于放置在文件上。

　　? RFID软件：一般而言，固定式RFID软件解决方案需要比手持系统更复杂，因为它们的使用表明需要更复杂的逻辑。在上面的示例中，文件被自动标记，软件需要比仅用于定位文件的手持式读写器软件系统复杂得多。

　　总而言之，基本的手持式RFID读写器和RFID标签系统可以大大减少查找文件所需的时间。更复杂的固定阅读器系统可以与软件相结合，提供自动化文件跟踪，但是它们需要专门的软件来运行自动化系统的逻辑。无论文件跟踪使用何种系统，重要的是测试各种硬件类型，以找到最适合此应用的那一个。