档案管理系统通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。
普通档案管理的难点
1.档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。
2.档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
3.档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。
4.档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化;手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。
5.档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。
超高频RFID技术在档案管理中的优势
基于档案智能化RFID管理解决方案，是以超高频RFID自动识别技术和计算机软件技术，以超高频RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在超高频RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用超高频RFID读写器，与档案智能化RFID管理解决方案后台进行数据库管理系统相配合，可以实现RFID档案盘点/RFID档案馆的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。
随着超高频RFID技术的日益成熟，使得将超高频RFID应用档案管理中，有其借鉴性和可行性。深圳铨顺宏科技的超高频RFID技术在档案管理领域的应用、超高频RFID机场行李分拣管理、超高频RFID生产线管理、超高频RFID技术与智能制造等各类超高频RFID整体化应用解决方案有着多年的研究。
RFID档案管理应用设计
基于超高频RFID技术的档案管理系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括集成超高频RFID功能的超高频RFID标签、RFID通道门、RFID手持终端、RFID发卡器等设备，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。
超高频RFID读写设备的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库;超高频RFID手持终端是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。
1)人员管理：
对于馆内工作人员以及外来人员发放一张超高频RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，超高频RFID门禁卡采用内嵌超高频RFID标签的卡片，可在其中的超高频RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。
2)物品管理：
对于需要管理的物品：档案袋、档案盒、密集架等。每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大，使用相关的超高频RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。
在库房档案盘点时，馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点。达到速度快、准确率高等效果。档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，超高频RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
同样利用上述手持终端去查找一个特定档案，查询和核对其详细信息。当需要将一份档案上架到特定位置时，需要用手持机扫描待上架的档案超高频RFID标签，然后扫描货架储位标签，完成档案与储位的绑定，记录到软件系统。当外部人员需要借阅档案或者归还档案时，我们提供一个小巧便捷的方式供零散档案的登记。库管员或者服务大厅窗口工作人员需要将借阅的档案从档案架上取下来现在一个桌面式超高频RFID阅读器扫描一遍，以登记到系统。登记过的档案从库房门口的超高频RFID通道门经过才不会报警。
RFID档案管理实际应用价值
依靠超高频RFID技术的智能档案管理系统极大的提高了馆藏档案管理工作效率，不仅速度提高，更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过馆藏清点，不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，实现手工顺架方式几乎不可能完成的任务。
借助智能档案管理系统，通过对档案架及粘贴有超高频RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。
智能档案管理系统的应用是超高频RFID多项技术的综合应用，应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。智能档案架的出现将超高频RFID技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大，实现了真正意义上的“数字化档案馆”。