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RFID智能档案柜管理系统

作者:上海舜识物联网有限公司

时间:2023-03-08

企事业单位文件和档案是一种重要的信息资源,具有广泛而重要的价值和作用。随着企事业单位的不断发展，各种需要管理的档案信息量越来越大，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀，加强企事业单位的档案管理工作愈加具有重要意义。如仍然使用传统的档案管理方法，通过纸质存储方式为介质，这种情况显然存在诸多风险及安全隐患，同时这种档案管理方法效率十分低下。现如今，传统档案管理方式需要与时俱进进行改革。舜识物联网现提出一种基于RFID技术实现档案管理智能化的系统方案，该系统可提高文档的使用效率，为文档执行相关使用提供强有力的技术支持。

关键词: RFID智能柜档案管理智能档案馆智能书架文件流转柜智慧图书馆 RFID读写器器电子标签

　　RFID技术是一种非接触式的自动识别技术，可通过射频信号自动识别目标对象，并获取相关数据。相比条形码，RFID技术具有防水、防磁、耐高温等特点，在提高档案盘点、查找效率，保护档案安全等方面具有显著的优势。RFID技术的使用让档案管理实现了自动化、智能化，对档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务可以进行实时管理。

　　基于RFID技术的档案管理系统将改变查找困难及盘点效率低下等急需改变的问题，通过采用RFID自动识别技术和计算机软件技术相结合，每份档案粘上RFID电子标签，通过RFID读写器、身份识别器、员工卡读写器、多功能手持终端、移动盘点设备与档案信息管理系统完美结合，实现档案流通过程的全天候24小时全程跟踪、定位、自动盘点、智能分析等功能，最大限度优化档案管理流程，降低接收、盘点和查找劳动强度，节省人力物力的同时，提高档案保管利用效率，强化档案管理安全。

　　以RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用RFID读写设备，与后台数据库管理系统向配合，可以实现档案借阅、归还、查找、盘点工作全过程的信息化管理。

　　以档案袋为单位，随机取出一份或几份档案袋，那么RFID读写器5-8秒内就会将档案被取走的信息反馈给下位机及上位机，下位机上显示档案盒取出，上位机上会自动保存该档案被取出人员及取出时间，不需要人工录入。同样放入一份或几份档案袋，RFID读写器5-8秒内也就能完成相关信息的传递，下位机上显示档案放入，上位机上就会自动保存该档案盒在柜及位置信息。RFID(射频)实时监控智能档案管理系统在对档案实时监控、定位到本的同时也实时完成了在柜档案的盘点及数据更新。

　　一、系统功能

　　实时流程：RFID(射频)实时监控智能档案管理系统是通过柜内取物窗口位置处安装的一组RFID读写器对档案袋上的射频标签进行一对一实时监控来完成档案的录入、录出及档案盘点，盘存速率快，千份档案只需5-8秒。

　　射频标签与档案数据对应：将射频标签的字符串与档案数据对应设置，并将射频标签粘贴在与档案数据相对应的档案袋上。

　　实时监控：将粘贴好RFID(射频)的档案装入档案柜，每放入一本档案，该档案数据位置信息自动录入数据库，时间需要5-8秒，按照上述流程，完成该柜所有层的档案装入，该柜档案数据位置信息即自动录入数据库，所有档案进入监控状态。

　　借阅：系统发出借阅指令，一旦有新的借阅申请，系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存放位置等，LED灯指示灯亮起提示所在位置，取出该份档案，数据随即实时更新。

　　归还：①原位归还：系统发出归还指令，接收到指令的档案柜运行至存取窗口，LED指示灯亮起，装入该份档案，数据随即更新;②任意位置归还：用户可将档案随意放入任何一组档案柜的某一层的任何一个空格中，数据库中该档案的数据位置信息即自动更新，无需人工登记更改。

　　取出：用户不使用系统操作直接在档案柜取出档案，电脑系统在5-8秒自动识别此档案被取出。