故宫虽管理历史悠久的文物，但思维却与时俱进，对于新科技抱持积极的态度。因为，唯有更效率的管理方法，和更智慧化的展览服务，才能把故宫推向世界级博物馆的行列。
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台湾故宫博物院（以下简称故宫）之所以展开RFID相关应用，乃是源自于对政府计画的呼应。文化创意产业是“行政院”推出的六大新兴产业之一，为了促使台湾成为亚太地区文创产业汇流中心，政府推动“文创产业六大旗舰计画”。而故宫博物院在该计画的概念下，开启“创新U化生活加值应用服务及电子标章雏形系统建置案”，考量实际需求与未来扩散应用效益后，分成三块来进行：一是文物底片库房；二是出版品库房；三是基金商品部。
RFID让文物底片与出版品有条不紊
一直以来，故宫以平面摄影方式为文物建档，这些底片就是文物的身份证，确认该古物的外观、年代等基本资料。资料的建档除了提供内部参考，更重要的是为了因应展览宣传、学术研究等需求。
这些传统底片是故宫最重要的文物档案。尽管近年故宫执行数位典藏计画，也将文物照片以数位扫瞄建立图档，但透过光学原理，以电子方式组成的影像，在色彩上与实物仍有所落差，为了更精确呈现文物模样，底片依然具有其优越性及重要性。
底片调阅的流程就是一门学问。包括：查询文物影像资料、确认每个文物所有的档案照片张数、核对影像资料与底片、了解每张底片存放位置…等，若非经过严谨的训练，在取物时就很容易出错。
故宫文化行销处处长金士先指出，透过导入RFID后可大幅度提升搜寻、找片、清查、盘点、稽核等作业的效率。首先，在文物底片储放柜上安装主动式RFID晶片后，透过读取器就能确认文物底片存放位置，便于工作人员操作，也省下翻箱倒柜寻找的时间；其次，影像纪录力求详尽，如书卷、画作面积大，而采接续分段式局部拍摄；而器物类至少必须拍摄6个切面，因此每个文物都拥有多张底片档案，清点时耗费许多人力，而RFID具有同时读取多笔，亦即可将同一文物的所有底片，进行一次性扫瞄；最后，配合RFID后端系统让调阅流程电子化，有效追踪底片借阅流程，增加安全控管效能。
目前RFID标签价格仍高，无法全面导入故宫博物院多达65万件的收藏品，但金士先认为，绝大多数文物档案的调阅频率并不高如文献类藏品，其实也不需要借助RFID来管理，而广为人知之文物档案流通率较高如器物类藏品，采用RFID的效益非常明确，就算导入成本稍高，也很值得采用。
另一个有大量管理需求的是出版品。故宫将RFID导入出版品库房，配合出版品进出货RFID管理系统，从上游供应商与出版科，到下游经销商，建立供应链管理的线上作业系统。金士先表示，虽然书库和物流仓库相似，在导入作法上却大大不同。由于书库书籍堆放方向不一，RFID标签会出现在四个方位，因此读取器的摆放位置必须特别设计。一般用于物流仓库的读取器，只需架设在货物进出口即可，但在狭窄的书库，就必须在四面架设读取器，才能增加读取速度和判读率。
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图说：透过RFID管理机制查找所需底片，降低人工作业出错率。 （故宫提供）
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图说：以RFID大量扫瞄，省下出版品库房逐一盘点书籍的时间。 （故宫提供）
RFID帮基金商品做好文物行销
第三个RFID应用则针对故宫的文物衍生商品（基金商品）。故宫是台湾著名观光景点，吸客能力强，而游客结束参观后，购买相关商品的意愿普遍很高，根据文化行销处的估算，纪念商品每年约有100万件的流通量。为了更有效的管理这些商品，故宫设计基金商品RFID进出货管理系统。配合手持式PDA，让捡货、清点等工作速度加快，也不易出错。另外，透过RFID系统整合商品供应链资讯后，销售与库存状态即时呈现，让故宫达到商品零库存的目标。
目前故宫规划基金商品的未来应用上，可透过RFID建立商品制造／设计履历机制，金士先指出，由于绝大多数的商品都是委托厂商产制，故宫不易掌握生产过程，商品履历机制可监督厂商制造流程，提供顾客更高的品质保证，无形中也增加商品的价值，应用在高单价纪念商品上，可望提升购买率。
商品履历机制还有更深的意义，就是可透过RFID来传颂产品故事。就算消费者远在国外，也可透过物品履历的平台，了解该文物衍生商品的历史，让中华文化被更多人认识。
对于保存珍贵古董的博物馆来说，对于新科技采用，一般倾向较为保守的态度，以文物档案保存来说，存放在硬碟与光碟片里的资料，就是比底片更有可能发生无法读取的问题。不过故宫对新科技抱持开放心态。金士先认为，电子记录式的储存媒介，无法取代底片却能辅佐文物影像保存；而RFID虽然有部分技术上的问题得克服，但却能加速后端管理流程。
对于新科技，故宫还在以实际行动探索更多的可能，例如和数位影像储存系统介接，以提供更完整的内部资料共享机制等，都是现阶段积极进行的计画。金士先表示，等到系统紧密结合后，故宫还规划设计「故宫文创资源互动平台」，透过单一入口网站，让故宫、合作厂商、研究机构、民众等，能以更简便的方式沟通。