RFID射频识别技术逐步替代人工管理文档，自动识别提供了大大便利。要快速实现各种文件档案资源的管理，需要对档案进行RFID电子标签的数据录入管理。RFID智能化管理减轻了管理员承担的繁琐工作量，从而减少档案馆的人力支出，达到降低成本，RFID应用在文档智能采集识别。

通过RFID自动识别技术和计算机软件技术结合，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

文档管理应用RFID技术的优点

1.快速、准确定位：在移动点检设备上存储有整个文档室的地理分布图，将会对所查文档做出地理定位指示，实现快速查找及归档操作。

2.轻松盘点：使用RFID点检设备可以快速的完成文档的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高文档管理工作效率、降低外借归档时的差错率。

3.文档信息准确记录：文档经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证文档管理信息系统原始数据的准确性，并可提供文档状态的实时查询、报表打印。

4.批量文档借出、归档登记管理：文档管理是很烦杂的工作，文档管理人员少，寻借文档的人多，应用RFID技术实现文档管理现代化，自动化，增加工作效率的同时减少文档管理员的劳动强度，帮助馆员实现自动化的批量文档借出，归档登记工作

5.文档RFID标签存储信息更改自如：电子标签存取数据容量大，并且存储信息更改自如，为文档属性等信息管理提供方便。

RFID智能档案系统将对每一份档案形成电子身份证信息，实现了档案实体流通过程的全程跟踪管理，档案定位，自动档案盘点，智能分析等功能，大大优化了档案管理流程，减少了工作量。RFID技术的应用让纸质档案管理与电子信息的档案化管理建立良好桥梁。