RFID智能文件管控可实现对重要档案文件的定位管理、智能存取、智能盘库、在线监控、RFID自动识别等功能。目前一般采用智能文件柜进行快速识别文件档案信息，通过在柜体安装RFID读写设备进行自动采集，让档案管理更加智能化、安全化、规范化、自动化，RFID技术让档案管理更加智能化。

档案资料是一种重要的信息资源，档案管理工作非常重要，通过不断完善档案管理机制，发挥档案管理作为无形资产在企业管理的关键性作用。作为构建“物联网” 的关键核心技术之一，RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了助推作用。

档案管理应用RFID技术的优点

1.快速、准确定位：在移动点检设备上存储有整个档案室的地理分布图，将会对所查档案做出地理定位指示，实现快速查找及归档操作。

2.轻松盘点：使用RFID点检设备可以快速的完成档案的盘点、查错、上架等工作，在极大的减轻馆员工作量的同时可以提高档案管理工作效率、降低外借归档时的差错率。

3.档案信息准确记录：档案经手人、借阅人、借出、归档时间等均为系统自动登记完成的，防止手工差错的同时保证档案管理信息系统原始数据的准确性，并可提供档案状态的实时查询、报表打印。

4.批量档案借出、归档登记管理：档案管理是很烦杂的工作，档案管理人员少，寻借档案的人多，应用RFID技术实现档案管理现代化，自动化，增加工作效率的同时减少档案管理员的劳动强度，帮助馆员实现自动化的批量档案借出，归档登记工作

5.档案RFID标签存储信息更改自如：电子标签存取数据容量大，并且存储信息更改自如，为档案属性等信息管理提供方便。

6.安全保障：档案管理人员要通过身份验证登陆RFID档案管理系统后，才可对档案进行借出，归档的操作，对于档案的非法外带，系统将报警提示。标签信息亦可加密。

一般文档常见的应用智能文件柜功能

文件的定位与指引：通过内置的RFID读写器和天线实时感应贴有RFID电子标签的档案文件位置;

权限管理：柜体装有电控锁，通过RFID卡或指纹、密码等进行开门权限管理;

实时监控：当发生错误存取档案文件时，系统均会发出语音提示和指示灯报警;

智能文件柜主要应用在金融行业：银行重要抵押文件管理、银行重要凭证印鉴卡管理、证券重要文件管理;政府单位：安全部门档案管理、公安政法档案管理等;其他行业：汽车合格证管理、企业保密档案管理、企业重要合同协议文件管理等。

RFID技术实现档案资料智能管理信息化，快速对档案进行采集，例如档案日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务。RFID作为信息载体，对每个档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理的自动化管控，实现了高效率的工作流程。RFID技术提高档案管理整体的业务管理能力、实现数据共享、提高对档案管控效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动成本，为档案管理提供了更为便捷有效的管理模式。